Special events и небольшие бюджеты: Часть II. Полезные методики

Серия статей, посвященная специальным мероприятиям с небольшим бюджетом, продолжается. В прошлом материале речь шла о различных общих проблемах, которые появляются, если наши финансовые возможности далеки от идеальных: проводить или не проводить ивент в подобных условиях и стоит ли обращаться в профессиональное event-агентство. Сегодняшней же темой стали всевозможные полезные методики работы, которые могут пригодиться, если мы все же решили организовывать специальное мероприятия, имея не слишком объемный бюджет на него.

Перед тем, как начать, отмечу, что в данном материале не будет сказано ни слова о том, на чем можно экономить в подобных проектах, а на чем нельзя. Для этих вопросов целиком отведена следующая статья серии. А под полезными методиками работы понимаются вещи скорее стратегические, чем тактические. Если special events - это, условно говоря, искусство, то малобюджетные ивенты - искусство вдвойне. Зная некоторые тонкости, порой мы можем провести подобное мероприятие так, что оно будет иметь эффект больший, чем, например, тот или иной крупно-бюджетный проект. Однако это совсем не значит, что каждая компания должна сиюминутно урезать бюджеты своих мероприятий вполовину. Просто любое действие должно совершаться с оглядкой на контекст, общую ситуацию и возможный эффект от него.

Варьирование формы

Приведу теоретический пример, который напоминает пример из предыдущего материала (о широкоформатной печати), но показывает проблему с несколько иного ракурса. Итак, наша компания разработала некую новую услугу, которая нуждается в продвижении, причем требуется повышенная эффективность этого продвижения. Мы планируем рекламную кампанию в рамках классических носителей под запуск услуги, но ищем и другие инструменты. Разумеется, заходит речь и о специальном мероприятии.

С первого взгляда кажется, будто идеальным вариантом будет stand-alone проект, на котором мы с помпой проведем презентацию услуги для всех: для потенциальных и реальных клиентов, для представителей средств массовой информации, для возможных партнеров и так далее. Во-первых, нам понадобится большое помещение, во-вторых, немалое количество персонала, который будет работать по проекту, а, в-третьих, достаточное количество финансовых средств, чтобы не только обеспечить достойную инфраструктуру мероприятия, но и придать ему необходимый лоск.

В итоге может получиться так, что бюджет запланированного special event превысит, к примеру, бюджет рекламной кампании, и организация проекта не будет казаться такой целесообразной, как минимум, с экономической точки зрения (подобные предпосылки рассчитываются отдельно для той или иной ситуации). Но если изучить российскую и мировую практику, то мы увидим, что очень большое количество всевозможных индустриальных премьер происходит на выставках или конференциях. Конечно, это обусловлено не только и даже не столько отсутствием средств у компаний, которых их (индустриальные премьеры) устраивает. Дело тут в том, что индустриальная выставка или конференция - это, во-первых, уже готовая инфраструктура, а, во-вторых, присутствие в одном месте интересующей нас аудитории в полном объеме, причем без каких-либо действий с нашей стороны. По деньгам же участие в подобном проекте наверняка обойдется компании дешевле, чем планирование и проведение специального мероприятия такого масштаба, чтобы результат оказался схожим. Хотя повторюсь, все опять же зависит от конкретной ситуации.

В любом случае, поиск правильной формы проекта - это первое, чем необходимо озаботиться при планировании специального мероприятия в целом, и в особенности - при планировании малобюджетного специального мероприятия. Как считает большинство event-специалистов и экспертов, для любого содержания можно найти такую форму, которая, с одной стороны, будет эффективно работать на достижение результата, а с другой - уместиться в рамки отведенного бюджета. Правда, тут стоит учесть, что когда мы говорим о "рамках отведенного бюджета", то не имеем в виду вообще любую сумму (например, сто рублей). Как бы то ни было, но в индустрии специальных мероприятий есть некий минимальный предел (зависит от страны, рынка и ряда других факторов), ниже которого достойный проект не получится.

Варьирование содержания

Следующий момент - это содержание нашего специального мероприятия, причем под содержанием в данном случае понимается не просто его основное сообщение, а скорее инструменты, которые мы используем для того, чтобы донести это основное сообщение до аудитории. Иными словами, различные презентации, приглашение выступающих персон, подготовка раздаточных материалов и многое другое.

Здесь имеет смысл провести параллель с индустрией кинематографа, ибо там тоже проблема малобюджетности встает довольно часто. Точнее, из этой проблемы многие режиссеры и продюсеры умудряются сделать наоборот - преимущество. В качестве иллюстрации сразу напрашиваются две ленты из недавнего прошлого: культовый фильм Кевина Смита "Клерки" и работа группы студентов, всколыхнувшая весь мир - "Ведьма из Блэр". Эти фильмы были по-настоящему малобюджетными (причем это еще мягко сказано), но в итоге дали такие результаты, о которых не смеют мечтать режиссеры многих проектов со средними и большими бюджетами.

Имея серьезные ограничения по доступным на мероприятие финансовым средствам, в любом случае приходится от чего-то отказываться, включая и содержание проекта. К примеру, сегодня производство комплексной презентации, включающей видео и звук (плюс расширенная версия для распространения в рамках раздаточного материала) для показа на ивенте стоит немалых денег. Или другой пример - оборудование для трансляции этой презентации даже в случае аренды обойдется недешево. Или же запланированный рассказ о каком-то особом нашем продукте потребует дополнительной техники, дополнительных людей, и как следствие - дополнительных затрат.

Но ведь всем этим можно свободно манипулировать; в допустимых пределах, разумеется. Не стоит относиться к специальным мероприятиям как к зацементированному набору шаблонных элементов, без которых нам не достичь успеха. В условиях ограниченного бюджета нам как бы то ни было приходится чем-то жертвовать, причем практически на каждом этапе. В следующем материале речь пойдет как раз о том, на чем мы можем экономить средства в рамках организации special events, а на чем - нет.

Анатолий Крысов

Источник: www.eventmarket.ru

Обсудить статью на форуме