Special events и небольшие бюджеты: Часть 1. Общие проблемы

Специальные мероприятия по праву считаются комплексными и довольно сложными проектами, в которых задействовано множество различных элементов, влияющих на общий успех/неуспех ивента. Правда, часто из этого наблюдения многие компании делают ошибочный вывод: затевать планирование и проведение того или иного специального мероприятия стоит, лишь имея внушительный бюджет. Да, для организации индустриальной премии такое количество средств, скорее всего, понадобится, но это совсем не значит, что, располагая скромным, небольшим бюджетом не следует иметь специальные мероприятия в качестве одного из маркетинговых инструментов.

Более того, история и индустрия знают огромное количество примеров, когда проекты с маленькими бюджетами приносили их создателям, куда большие дивиденды, чем монстры-ивенты с раздутыми бюджетами. Лучше всего это прослеживается в родственной нам индустрии, рекламе: достаточно вспомнить ролик компании Volkswagen с двойными галочками. Его бюджет по современным меркам был мизерным, но резонанс и отклик был получен несоизмеримый, а само видео получило несколько призов на различных фестивалях.

В настоящей серии статей речь пойдет, во-первых, о проблемах, с которыми сталкиваются организаторы малобюджетных special events. Во-вторых, о том, на чем мы можем экономить, если есть серьезные ограничения по средствам. В-третьих, о том, на чем точно экономить не стоит. И, наконец, о различных методиках, которые могут оказаться полезными во время планирования и проведения подобных проектов. В первой же статье серии мы изучим общие проблемы, связанные с малобюджетными special events.

Проводить или не проводить?

Этот вопрос рано или поздно встает почти перед каждой компанией, а легкость принятия решения зависит, в том числе, и от имеющихся на планирование и проведение финансовых средств. Разумеется, если наш бюджет позволяет не только организовать масштабный проект, но и сопроводить его массированной рекламной кампанией, то дело остается лишь за маркетинговой целесообразностью и другими вещами, куда меньше связанными с объемом имеющихся у компании денег. Но если финансовая ситуация не такая безоблачная, то мы сталкиваемся с серьезной проблемой. Далеко не всегда можно и не каждая компания знает, как правильно сделать предварительную оценку того или иного проекта, и поэтому зачастую мы склонны отказываться от проведения специального мероприятия еще на уровне первых идей, даже в случаях, когда тому (проведению) есть серьезные основания.

По словам большинства event-специалистов и экспертов, подобная стратегия ошибочна, потому что в ее рамках не остается места детальному изучению всех плюсов и минусов потенциального мероприятия. Иными словами, теми же экспертами рекомендуется вначале составить подробную картину ситуации (цели, предпосылки и так далее), а уже только после этого переходить к подсчету рублей и копеек. Ведь во многих случаях решение можно найти, но для этого необходимо знать полное условие задачи.

В качестве примера приведу ситуацию, которой сам был свидетелем. В прошлом году одна региональная компания, специализировавшаяся на широкоформатной печати, закупила новую современную печатную машину и в целях продвижения своих услуг решила организовать масштабное специальное мероприятие для потенциальных клиентов со всеми вытекающими: несколько практических презентаций, количество человек - более пятидесяти и обязательный фуршет по итогам.

Причем задумали это все без какой бы то ни было оглядки на ситуацию (какие элементы стоит использовать, а какие - нет). Затем составили примерную смету, из которой стало ясно, что финансово реализовать подобный проект компания не сможет. Однако перед тем как поставить на мероприятии крест, руководство компании обратилось в event-агентство, где профессионалы в деле планирования и проведения специальных мероприятий посоветовали изменить формат проекта. А именно: провести не масштабный ивент для потенциальных клиентов, а более скромное мероприятие, рассчитанное на представителей специализированных средств массовой информации, которое вполне укладывалось в рамки допустимого бюджета. Впоследствии потенциальные клиенты узнали о новинке уже из прессы, причем гораздо большее их количество.

Помощь профессионалов

Вообще же, стоит упомянуть еще об одном довольно распространенном заблуждении: работа с event-агентством повышает бюджет проекта. Сложно сказать, где лежат корни подобных мнений, но их сегодня можно услышать крайне часто. Однако различные эксперты и сами event-специалисты прикладывают максимальное количество усилий, дабы опровергнуть такую информацию.

Если внимательно изучить практику проведения специальных мероприятий и существующие классические примеры или хотя бы просто поспрашивать среди дружественных компаний, то картина получится несколько иная. Помощь профессионалов не только не ведет к излишнему раздуванию бюджета, но еще и благоприятно влияет на его уменьшение. Почему? Объяснение простое и лежит на поверхности: далеко не каждая компания знает все механику special events, не знает, какие существуют подводные камни и какие схемы работают наиболее эффективно, а в event-агентстве работают профессионалы, для которых секретов в индустрии практически не осталось… Разумеется, если мы обращаемся в хорошее event-агентство, но эта тема уже для другой статьи.

В заключение же материала хотелось бы еще раз напомнить о том, что небольшой бюджет - это еще не причина закрывать для себя специальные мероприятия как маркетинговый инструмент. К примеру, под некий проект мы можем варьировать форму ивента, его формат, оборудование или компанию-подрядчика, - иными словами, выбирать между тем или иным решением. Это важно еще и потому, что порой специальное мероприятие может являться лучшим вариантом для достижения цели.

Анатолий Крысов

Источник: www.eventmarket.ru

Обсудить статью на форуме